En trinvis vejledning til administration af SharePoint Online med Microsoft 365 Copilot

Ankomsten af ​​Copilot til Microsoft 365 har revolutioneret den måde, vi administrerer og får mest muligt ud af SharePoint Online. Uanset om du er administrator, webstedsejer eller superbruger, har du sikkert spekuleret på, hvordan du kan udnytte Copilot til at administrere, beskytte og optimere din organisations indhold mere intelligent og effektivt.

I denne detaljerede guide finder du alt, hvad du behøver at vide for at administrere SharePoint Online med Copilot, og kombinerer det bedste fra traditionel administration med kraften i kunstig intelligens. Vi dækker alt fra at kontrollere indholdsspredning, tildele ejere, rydde op på websteder, konfigurere agenter og beskytte mod overdeling, til mere avancerede Copilot-tricks, der hjælper dig med at forbedre produktivitet og samarbejde i din organisation, for ikke at nævne tips til privatliv og sikkerhed.

Hvorfor Copilot ændrer SharePoint Online-administration

Integration af Copilot i SharePoint Online betyder, at du arbejder tæt sammen med Microsoft 365's kunstige intelligens for at automatisere gentagne opgaver, optimere arbejdsgange og træffe informerede beslutninger baseret på din organisations data. Produktivitet og effektivitet tager et spring fremad ved at kunne bede Copilot om at generere, opsummere eller integrere indhold, men for at alt fungerer som forventet, er det afgørende, at SharePoint-administrationen er godt planlagt fra starten.

relateret artikel:

Den ultimative guide til at lave onlinepræsentationer med PowerPoint Live: tips, trin og værktøjer til at imponere dit publikum.

derfor Nøglen er at forberede SharePoint korrekt, etablere avancerede administrationspolitikker, gennemgå tilladelser og sikre indholdets kvalitet og relevans., så Copilot kun "forstår" og tilgår de korrekte oplysninger.

Grundpillerne i avanceret administration i SharePoint til Copilot

Stærk SharePoint Online-administration er fundamentet for, at Copilot kan skabe reel værdi for din virksomhed. Som Microsoft anbefaler i sin officielle dokumentation, er der tre hovedsøjler, som du bør forvalte med særlig opmærksomhed Før du integrerer Copilot i dine arbejdsgange:

1. Administration af indholdsudvidelse: Det er vigtigt at undgå duplikering af filer, dokumenter og websteder, og at sikre, at hvert stykke indhold har et formål, en sammenhængende struktur og klart identificerede personer, der er ansvarlige for det.
2. Adgangskontrol og deling: At begrænse, hvem der kan dele, ændre eller få adgang til oplysninger, er nøglen til at beskytte følsomme data og forhindre utilsigtede lækager. Copilot bør kun se, hvad hver bruger har tilladelse til at se.
3. Administration af indholdslivscyklus: Forældede dokumenter og websteder kan forringe oplevelsen og forurene Copilots resultater. Det er vigtigt at holde alt rent, opdateret og relevant.

Sådan optimerer du indholdsudvidelse i SharePoint

SharePoint kan vokse eksponentielt, hvis du ikke sætter klare grænser og regler.Dette kan føre til snesevis af duplikerede websteder, filer som ingen ved, hvad de er til, og styringsproblemer. Det er her, avanceret administration og Copilot arbejder sammen for at optimere oplevelsen:

• Etablerer processer for oprettelse og gennemgang af indhold: Giver retningslinjer for webstedsejere om kun at oprette det, der er nødvendigt, og om regelmæssigt at gennemgå de dokumenter og sider, de administrerer.
• Undgå dobbeltarbejde: Brug SharePoint-revisionsværktøjer og -rapporter til at registrere duplikeret indhold og tage skridt til at flette eller slette unødvendigt indhold.
• Tilbyder træning og support: Copilot kan hjælpe med at besvare almindelige spørgsmål og guide brugerne gennem effektiv indholdsoprettelse, men sørg for at alle kender organisationens generelle regler.

Kontrol af tilladelser og informationsdeling

En af de største risici, når Copilot tilslutter sig en organisation, er, at den kan få adgang til eller formidle oplysninger, den ikke burde have. Som standard tager Copilot tilladelse fra hver bruger, men hvis nogen har overdelt noget, vil AI'en også se det.Du skal handle på:

Globale og delingsindstillinger for hvert websted

• Gennemgå standardindstillinger for deling: Begræns global deling til links for bestemte personer i stedet for at aktivere "alle undtagen eksterne brugere".
• Skjul brede tilladelser: Hvis det er muligt, så deaktiver muligheder som "Alle", så ingen slutbrugere ved et uheld deler for meget.
• Bed webstedsejere om at håndtere adgangsanmodninger: På denne måde sikrer du, at der altid er en person, der er ansvarlig for hvert enkelt stykke indhold, der deles.

Værktøjer til at identificere og håndtere overdreven deling

Microsoft anbefaler brugen af avancerede rapporter i SharePoint at identificere websteder, hvor indhold deles for meget, hvilket kan kompromittere sikkerhed og styring. Der er to hovedtyper af rapporter:

• Aktivitetsbaserede rapporter: De analyserer de mest almindeligt anvendte tilladelsestyper på webstedet (f.eks. "Alle undtagen eksterne brugere", "Alle med linket" osv.) og hjælper med at opdage kritiske punkter.
• Basisrapporter: De evaluerer antallet af brugere med adgang sammenlignet med en defineret tærskelværdi for at identificere websteder, der er eksponeret over den anbefalede tærskelværdi. De kan genereres ved hjælp af PowerShell med SharePoint Online-modulet.

Automatisk fejlfinding og rensning af websteder og indhold

Ophobningen af ​​inaktive websteder eller forældet indhold komplicerer ikke blot administrationen, men kan også have en negativ indflydelse på de svar, Copilot leverer.Hvis der er gamle dokumenter eller websteder, som ingen har adgang til, kan Copilot levere irrelevante data eller overskride privatlivsgrænserne. Sådan gør du:

• Udfør inaktive webstedsdirektiver: Du kan oprette regler, der automatisk identificerer websteder, der ikke har set nogen aktivitet i en periode. Webstedsejere vil modtage notifikationer og kan angive, om de stadig er nødvendige.
• Filtrer og rapporter på under fem minutter: Med SharePoint kan du hurtigt generere en rapport om nedbrudte websteder, og du kan også bede Copilot om at hjælpe dig med at fortolke dataene og foreslå handlinger.
• Etablerer faser for eliminering: Hvis webstederne ikke længere er nødvendige, skal du gøre dem skrivebeskyttede og forberede dem til arkivering i Microsoft 365, som kan arkiveres i 3, 6, 9 eller 12 måneder afhængigt af dine indstillinger.

relateret artikel:

Sådan bruger du samarbejdsfunktioner i PowerPoint

Tildeling og validering af webstedsejere

Det er vigtigt at have mindst to gyldige ejere pr. websted. for administration og kontinuitet i administration. Ejere er ansvarlige for at gennemgå adgang til indhold, rydde op i inaktive websteder og reagere på sikkerhedsrevisioner. Microsoft giver dig:

• Direktiver for ejendomsret: Du kan køre en politik i simuleringstilstand for at finde websteder uden tilstrækkeligt mange ejere og derefter udløse notifikationer, der beder brugerne om at tage ejerskab.
• Periodisk opdatering: Indstil påmindelser for at kontrollere ejernes gyldighed, især på forretningskritiske steder.

Adgangskontrol via Copilot

Når Copilot svarer på en forespørgsel, gør den det baseret på Microsoft-grafen og hver brugers tilladelser. Men Hvis du ikke tjekker, hvem der kan se hvert dokument, kan du få overraskelser.For at overvåge og forbedre dette, brug:

Anmeldelser af webstedsadgang

• Webstedsejere gennemgår listen over brugere og tilladelser: De kan afgøre, om adgangen er acceptabel eller skal begrænses. Hvis de opdager overdreven adgang, kan de rette det fra evalueringspanelet.
• Avancerede administrationspaneler: De giver dig mulighed for at se de mest sårbare websteder med et hurtigt blik og reagere hurtigt, før Copilot tager dem i betragtning.

Specifikke politikker for Copilot

• Begrænset adgangskontrol (RAC): Begræns adgangen til bestemte grupper, så kun de kan se eller få adgang til indhold ved hjælp af Copilot.
• Begrænset indhold (detektion): Tillader webstedet at fortsætte med at fungere som det skal, men forhindrer dets indhold i at blive vist i Copilot-resultater eller organisationssøgning.

Proaktiv styring af kritiske steder

Der er steder, der i sagens natur kræver maksimal beskyttelse og kontrol. I disse tilfælde anbefaler Microsoft mere restriktive foranstaltninger.:

• Anvend RAC fra starten af ​​webstedets livscyklus.
• Brug begrænset indholdsdetektion til at bevare de samme tilladelser, men beskytte eksponering for Copilot.
• Overvej at blokere downloads eller begrænse adgangen til meget følsomme dokumenter, herunder Teams-optagelser.
• Anvend kryptering med udtrækningsrettigheder på kritiske dokumenter.

Administration af agenter i SharePoint med Copilot

Inden for SharePoint, Copilot fungerer også med et agentsystem som kan oprettes, redigeres og deles af webstedsmedlemmer. De er små, automatiserede værktøjer eller brugerdefinerede guider, der forbedrer webstedsadministrationen:

Agentadministration og godkendelse

• Ethvert medlem kan oprette agenter: Brugere med de nødvendige tilladelser kan oprette deres egne agenter og dele dem.
• Webstedsejere godkender agenter: Kun godkendte agenter vises for alle brugere, hvilket sikrer kontrol og kvalitet.
• Standard agenttildeling: Du kan vælge, hvilken agent der indlæses som standard for hvert websted, hvilket gør det nemmere at få adgang til almindelige funktioner.

Fjernelse og administration af agenter

• Agenter kan slettes ligesom enhver anden fil ved at åbne .agent-filen og bruge kontekstmenuen.
• For mere information om agenter findes der specifik dokumentation med ofte stillede spørgsmål og links til officielle ressourcer.

Krav og trin til aktivering af Copilot i Microsoft 365

Før du kan bruge Copilot på SharePoint Online-websteder, er det vigtigt at sikre, at din organisation opfylder licens- og konfigurationskravene:

• Gyldig copilotlicens: Kun brugere med et Microsoft 365 Copilot-abonnement kan få adgang til Copilot i appsene. Det er vigtigt at have den korrekte konto tilknyttet.
• For virksomheder skal du bruge et abonnement som Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 eller F3 med Copilot aktiveret.
• Korrekte privatlivsindstillinger: Det er afgørende, at indstillingerne "Oplevelser, der analyserer dit indhold" og "Alle forbundne oplevelser" er aktiveret i sektionen for beskyttelse af personlige oplysninger i Microsoft 365-apps.

Ofte stillede spørgsmål om Copilot i SharePoint Online

Copilots integration med SharePoint rejser mange almindelige spørgsmål, så det er værd at gennemgå nogle vigtige punkter:

relateret artikel:

Microsoft Azure: Hvad det er, hvordan det virker, og alle dets produkter og tjenester

• Hvor vises Copilot? Hvis du har den korrekte licens og konfiguration, er Copilot tilgængelig på fanen Hjem i Word, Excel, PowerPoint og Outlook, samt i selve SharePoint Online-grænsefladen.
• Hvem kan oprette og bruge agenter? Ethvert medlem med de nødvendige tilladelser kan oprette agenter, men deres godkendelse og offentliggørelse afhænger af webstedsejerne.
• Hvordan styres privatliv og sikkerhed? Copilot har kun adgang til det, som hver bruger kan se, men det er webstedsadministratorens eller ejerens ansvar at indstille tilladelser og politikker.

Kommende forbedringer: kunstig intelligens og semantisk matchning

Microsoft arbejder på nye AI-baserede værktøjer, såsom semantisk matchning, for at gøre det nemmere at opdage websteder med lignende mønstre eller problemer. Dette vil give dig mulighed for at analysere hele dit miljø og, takket være AI, finde andre steder, der kan have risici eller behov, der ligner dem, du allerede har identificeret., hvilket yderligere optimerer informationshåndtering og -beskyttelse.

Hvis du forstår og mestrer alle disse værktøjer og bedste praksisser, kan du få mest muligt ud af Copilots integration med SharePoint Online. Avanceret administration kombineret med passende kontrol- og rengøringspolitikker sikrer en langt mere sikker, optimeret og produktiv oplevelse for alle brugere., minimerer risici og styrker kunstig intelligens som en sand allieret i det daglige arbejde. Del informationen, så flere mennesker vil lære om dette værktøj..